Secrétariat perfectionnement

8 jours (56 h) - Modulable selon les besoins

Présentiel/Possibilité en visio

Format individuel.

Format groupe - Liste à fournir

Nb max de stagiaires : 10

Tarif : 1 010 €/jour

Accessibilité : Me contacter

Délai d’accès :
Le délai d’accès à la formation est communiqué après analyse de la demande et validation des modalités.
Il est généralement compris entre 2 et 6 semaines, selon le format retenu et les contraintes organisationnelles.

A l'issue de la formation, les stagiaires seront capables de :

- Optimiser son organisation.

- Prendre en notes et gagner en efficacité.

- Savoir rédiger un compte rendu.

- Assurer l'accueil et la communication au sein de l'entreprise.

- Maîtriser les techniques d'accueil.

Toute personne souhaitant développer des compétences administratives et organisation-nelles dans un contexte professionnel.

Aucun prérequis nécessaire pour suivre la formation.

Evaluation formative pour s'assurer de l'acquisition des compétences tout au long de la formation.

Evaluation en fin de formation sous forme de QCM pour mesurer les acquis de la formation.

Questionnaire de satisfaction à chaud.

Questionnaire à froid (à 6 mois).

Optimiser son temps et son organisation - 2 jours

• Gérer son temps
• • Clarifier les tâches
  • Faire un autodiagnostic de temps : plan d'action
  • Règles de gestion de temps
  • Gérer les sources de pression sur l'emploi du temps

• Diagnostiquer les freins à une organisation efficace et mettre en œuvre un plan d'action
• • Les contraintes
  • Les obstacles
  • L'identification de vos "croques-temps"

• Les outils au service d'une organisation efficace
• • La matrice d'Eisenhower
  • La méthode NERAC, ...

• Repérer et résoudre les problématiques
• • Repérer et étudier les problématiques rencontrées
  • Changer de point de vue, développer des perspectives gagnant-gagnant
  • Fixer des objectifs et les atteindre

• Développer des stratégies gagnantes
• • Changer/améliorer des habitudes et des comportements indésirables
  • Adopter des comportements motivants et stimulants
  • Comprendre et identifier les stratégies professionnelles
  • Observer et décrypter les facteurs des situations difficiles
  • Mettre en œuvre des stratégies efficaces

Rédiger des documents professionnels - 2 jours

• Définir la communication écrite
• • Comprendre l'importance de la communication écrite dans le contexte professionnel
  • Identifier les principaux types de communication écrite
  • Connaître les différents supports de communication écrite (e-mails, rapports, notes, etc.)
•  Appréhender les fondamentaux de la rédaction
• • Maîtriser la structure des phrases et des paragraphes
  • Éviter les erreurs courantes dans la rédaction
  • Analyser une situation de communication – Méthode QQOQCCP
•  Savoir rédiger en langage professionnel
• •  Apprendre à organiser l’information de manière claire et logique
  • Au moment de la rédaction, savoir adapter son style d’écriture en fonction du public cible
  • Élaborer un plan efficace
  • Comprendre et utiliser la méthode AIDA
•  La communication efficace
• •  Faire des phrases courtes et allégées
  • Choisir le ton juste
  • Éliminer les répétitions/Travailler les synonymes et le vocabulaire
  • Éviter les incorrections
  • Utiliser correctement la ponctuation, lier vos idées
• Rédiger des écrits spécifiques
• • Courriers, notes de service, notes d’information, e-mails…
  •  Mettre en forme un courrier selon la norme AFNOR

Prendre des notes et rédiger un compte rendu - 2 jours

• Prendre des notes
• • Discerner l'essentiel de l'accessoire
  • Structurer ses notes

• Préparer sa prise de notes
• • Déterminer les critères d'efficacité de la prise de notes
  • Repérer les différents types de comptes-rendus
  • Définir un objectif
  • Se concentrer, choisir ses outils et supports

• Méthodes de prise de notes
• • QQOQCCP
  • SPRI
  • La méthode de prise de notes rapide
  • Les tableaux synoptiques
  • Le Mind Mapping ou carte heuristique

• Rédaction du compte-rendu
• • La construction du plan
  • La rédaction : vocabulaire, syntaxe, clarté
  • La présentation, la mise en page

Maîtriser les techniques d'accueil - 2 jours

• Communiquer
• • Les principes de bases de la communication
  • Les différents canaux de communication
  • Les différents modes de fonctionnement des individus
  • La précision du langage
  • Savoir tirer parti de ses compétences
  • Quelles capacités doit démontrer la personne chargée de l'accueil ?
  • Quels comportements doit avoir la personne accueillante ?
  • Comment optimiser la relation avec l'autre ?
  • Comme l'autre trie les informations et comment elle communique ?
  • Comment créer et maintenir un objectif de communication ?
  • Comment développer ses potentialités et devenir plus performant(e) ?

• L'accueil téléphonique
• • Acquérir les principes fondamentaux au téléphone
  • Les règles de base
  • Le langage verbal
  • Recevoir un appel : accueillir le correspondant, l’identifier, pratiquer l’écoute active, noter et conclure
  • Appeler un correspondant : préparer l’appel, savoir résumer, conclure
  • Laisser un message sur répondeur
  • Comment se présenter au téléphone
  • Le bon timbre de voix
  • Apprendre à sourire au téléphone
  • L’écoute
  • Prendre congé
  • Les techniques de questionnement
  • Savoir reformuler
  • Identifier les points essentiels

• L'accueil physique
• • Le langage verbal
  • Débit, rythme, intonation, volume
  • Le vocabulaire conventionnel de l'accueil physique
  • Les règles de la communication réussie
  • Le vocabulaire positif
  • Le questionnement efficace et rassurant
  • Le langage non verbal
  • Regard, sourire, mimiques, silences
  • La gestion de l'espace (la proxémique)
  • Les postures à adopter, les  attitudes à éviter

• La gestion d'une situation difficile
• • Distinguer un conflit d’un problème
  • La dynamique des comportements humains
  • La notion de conflits
  • Les jeux
  • Les différentes façons de réagir au conflit

Possibilité de faire un audit - 1 journée supplémentaire

Une attestation de fin de formation est remise à l’issue de l’action.